Как правильно подготовиться к офисному переезду?

Чтобы переезд прошел хорошо и с меньшими затратами необходимо тщательно все спланировать и подготовиться к нему заранее.

Подготовку переезда можно разделить на 3 этапа.

1. Выбор Мувинговой Компании, согласование договора, схемы переезда, сроков выполнения работ.
2. Проведение инструктажа сотрудников о том, какие действия им необходимо выполнить, чтобы подготовить к переезду свое рабочее место и личные вещи.
3. Финальное согласование взаимодействия ответственных представителей со стороны Мувинговой Компании и от Вашей организации.

Первый этап: После того как сделан Выбор Мувинговой Компании, которая будет помогать организовывать процесс переезда следует получить от нее необходимую информацию о порядке действий по подготовке и определить зоны ответственности сторон. Данный этап включает в себя:

• Согласование сроков всех работ по переезду: Доставка упаковочного материала, назначение даты инструктажа руководителей отделов, определение сроков и порядка выполнения работ по самому переезду (Дата, время начала) с указанием приоритетов выезда отделов/кабинетов.
• Определение зон ответственности по подготовке со стороны представителей Вашей Компании. (А именно: что должно быть подготовлено к моменту начала работ, план передачи помещений для организации переезда).
• Утверждение текста основного договора и условий работы, оплаты. Подписание документов – старт проекта.

На данном этапе выявляются все сложные места проекта, ограничения со стороны Бизнес Центров, уточняется, будут ли сложности с постановкой Автотранспорта и пр. Важно это предусмотреть, чтобы заранее подготовить их решение. Определяются ответственные представители, которые будут контролировать ход процесса переезда.

Второй этап: Его задача обеспечить всей необходимой информацией ответственных представителей переезжающей Компании о том, какие действия необходимо предпринять для правильной подготовки и упрощения процесса переезда. Быстрой адаптации сотрудников в новом офисе. Он включает в себя:

Направление необходимых памяток для подготовки, которые рассылаются через руководителей отделов каждому сотруднику.

Проведение инструктажа с демонстрацией того как правильно складывать короба, маркировать их, как и какие элементы мебели следует стикеровать, что из оргтехники отключается заранее инженерной службой, как укладываются вещи в коробки, в каком виде передается для работы рабочее место, чтобы могли выполнять работы сборщики и упаковщики, а не останавливать и не прерывать процесс переезда.

Некоторые особенно важные моменты на которые, следует обратить внимание:

1. Нельзя складывать дно короба крестом! Необходимо правильно складывать и проклеивать короба (Визуальное схематичное изображение содержится в проспекте- Памятка по склейке коробов).
2. Вес упакованного короба не должен превышать 25кг. (Рекомендуемый вес – 15 кг).
   Превышение данного веса может привести к прорыву короба с боковой стороны или дна.
3. Флешки, Бухгалтерские ключи, диски программного обеспечения – должны быть заранее извлечены из устройств. В ином случае они могут потеряться при переезде, Мувинговая Компания за программные продукты ответственности не несет.
4. Подробный план расстановки должен быть заранее направлен и согласован с менеджером Мувинговой Компании. Необходимо заранее подготовить план расстановки для каждого отдела и каждого кабинета. Это позволит специалистам Мувинговой Компании действовать автономно при выполнении подъема и расстановки мебели.

Есть еще огромное множество деталей и особенностей взаимодействия, которые необходимо учитывать при подготовке к переезду. Все они указаны в направляемых памятках и проверяются перед началом работ по переезду. При проведении инструктажа все важные моменты демонстрируются специалистом Мувинговой Компании и обсуждаются с ответственными лицами переезжающей компании, при необходимости вносятся изменения и корректировки в подготовительный процесс в соответствии с пожеланиями Клиента.

Совет: Выбрав компанию для помощи в переезде – убедитесь что:

• В ней существует культура выполнения переездов, упаковки и стандарты качества которые подкреплены договором.
• Процесс подготовки не будет отложен на последний момент и пущен на самотек. Спросите менеджера, как будет далее строиться Ваше взаимодействие, как он видит процесс переезда, требуется ли что-то от Вас.
• Вы одинаково понимаете то, какие услуги за определенную по договору сумму будут оказаны, какая мебель будет упакована, а какая нет, за что именно перевозчик несет материальную ответственность/за что нет.
  Вы всегда можете позвонить нам, и задать интересующие Вас вопросы, попросить консультацию о том правильно ли выполняются работы по подготовке к переезду, даже если Вы с нами не работаете, и помощь к переезду осуществляет для Вас другая специализированная компания. Наша цель делать переезд Лучше!

Третий этап: Вроде обо всем сказано выше, но есть еще ряд моментов, на которые Нам бы хотелось обратить частичку Вашего внимания. А именно:

• Если в договоре не согласовано другого перед ответственным лицом переезжающей компании стоит задача: согласовать с БЦ работу грузовых лифтов (Если они есть) на всем интервале выполнения переезда. Обеспечить постановку автотранспортного средства в согласованном месте на обоих адресах (в случаях, когда с парковочными местами бывают проблемы)
• Проверить перед началом работ по переезду правильность схемы расстановки мебели на новом адресе. Все значительные перестановки в случае ее ошибочности будут выполняться на основании дополнительного соглашения к основному договору. Об этом следует помнить.
• Необходимо чтобы во время всего процесса переезда на каждом из адресов находились ответственные представители со стороны переезжающей компании.